Die Gewinn- und Verlustrechnung einfach erklärt

Mit der Gewinn- und Verlustrechnung erhält der Unternehmer oder Freiberufler einen Überblick über die Wirtschaftlichkeit seines Betriebes. Bleibt am Ende des Unternehmer-Jahres ein Gewinn oder hat das Unternehmen einen Verlust erfahren? Wie die Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut ist, für wen sie von Nutzen ist und was Sie sonst noch wissen sollten, haben wir Ihnen in diesem Ratgeber zusammengefasst!

Kurz erklärT: Die Gewinn- und Verlustrechnung

Wenn man die Gewinn- und Verlustrechnung einfach erklärt haben möchte, muss man wissen, dass mit dieser eine Übersicht über die Erträge und die Aufwendungen gegeben ist, die sich in einem Unternehmen im Geschäftsjahr ereignet haben. Bestehen mehr Erträge als Aufwendungen, so hat das Unternehmen das Geschäftsjahr mit einem Gewinn abgeschlossen. Gab es mehr Aufwendungen als Erträge, so hat das Unternehmen einen Verlust erlitten.

Somit ist die Gewinn- und Verlustrechnung eine besonders gute Möglichkeit, das Geschäftsjahr reflektieren und ggf. Änderungen für das kommende Jahr vornehmen zu können.

Wenn Sie mehr zum Thema der Buchhaltung für Selbstständige erfahren möchten, dann empfehlen wir Ihnen diesen Ratgeber!

Kontoform oder Staffelform? Unterschiede kurz erklärt

Ob die Konto- oder Staffelform für die Gewinn- und Verlustrechnung genutzt wird, ist u.a. vom Unternehmen abhängig. So wird beispielsweise einer Kapitalgesellschaft vorgeschrieben, dass die Staffelform genutzt werden muss.

Wichtig ist, dass man die gewählte Form beibehält und auch die Bezeichnung der einzelnen Positionen in der Gewinn- und Verlustrechnung stets gleich benennt. So bleibt die Übersichtlichkeit gegeben und das Nachvollziehen von Veränderungen ist auch für Außenstehende deutlich leichter. Nachfolgend die wichtigsten Fakten der Konto- und Staffelform im Überblick:

Kontoform

• wird in Soll- und Habenseite aufgeteilt
• einfache und übersichtliche Erstellung

Staffelform

• die einzelnen Posten werden untereinander aufgeführt
• es erfolgt eine periodische Abrechnung
• Zwischenergebnisse lassen sich besser darstellen (z.B. Gewinn vor Steuern und Gewinn nach Steuern)

Vor allem für Selbstständige und Freiberufler ist die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung in Kontoform eine verhältnismäßig schnelle Möglichkeit, die Wirtschaftlichkeit des Betriebes festzustellen und sollte vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit monatlich erstellt werden. Nur so können Sie verhindern, dass Sie ggf. schon nach wenigen Monaten Ihre Selbstständigkeit aufgeben müssen (übrigens ist der fehlende Überblick über Gewinne und Verluste tatsächlich einer der Gründe, warum viele Betriebe schon nach kurzer Zeit schließen müssen).

Gewinn- und Verlustrechnung: Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung kann zudem auf zwei Arten erstellt werden. Zum einen gibt es die Möglichkeit des Gesamtkostenverfahrens (kurz: GKV) und dann nach dem Umsatzkostenverfahren (kurz: UKV). Das Ergebenis der beiden ist im Prinzip identisch und ergibt den Jahresabschluss. Doch wie unterscheiden sich die beiden Verfahren?

Gesamtkostenverfahren

• alle Gesamtleistungen aus dem Berechnungszeitraum werden gegenübergestellt

Umsatzkostenverfahren

• die Gewinne aus dem Berechnungszeitraum werden nicht mit allen Aufwendungen des Unternehmens gegenübergestellt, sondern tatsächlich nur den Produkten, die den entsprechenden Gewinn verursacht haben

Beispiel einer Gewinn- und Verlustrechnung: Sie verkaufen in Ihrem Kiosk Getränke und Süßwaren. Beim Gesamtkostenverfahren ermitteln Sie den gesamten Gewinn aus allen Verkäufen und ziehen davon die Aufwendungen ab. Im Umsatzkostenverfahren berechnen Sie jeweils, wie viel Sie an Gewinn für die Süßwaren erwirtschaftet haben und stellen diesen Gewinn den Aufwendungen für den Bereich Süßwaren entgegen. Das Gleiche erfolgt dann auch für die Getränke.

So haben Sie mit dem Umsatzkostenverfahren eine Art Gesamtübersicht der Wirtschaftlichkeit, beim Umsatzkostenverfahren sehen Sie jedoch deutlich, wie wirtschaftlich jeder einzelne Posten (also Süßwaren vs. Getränke) ist.

Saldierung in der Gewinn- und Verlustrechnung

Wer eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen möchten, muss darauf achten, dass eine Saldierung nicht erfolgen darf. Als Saldierung wird das Verrechnen von der Gewinn- und der Verlustseite bezeichnet. Eine Saldierung ist zwar für das Unternehmen an sich eine praktische Sache, muss aber korrekterweise in getrennten Posten vorgelegt werden. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass auf einen Blick die Höhe der Einnahmen und die Höhe der Ausgaben ersichtlich sein muss.

Übrigens: Ein Beispiel für eine durchgeführte Saldierung stellt ein Kontoauszug dar! Auf diesem werden das bestehende Guthaben und Geldeingänge bzw- Ausgänge direkt miteinander verrechnet! Wie viel Sie jedoch in einem Zeitraum an Einnahmen und an Ausgaben hatten, ist so nicht erkennbar – auch ein Grund, warum man als Unternehmer im ersten Schritt auf die Saldierung verzichten sollte!

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Nicht jeder ist dazu verpflichtet eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Erstellt werden muss sie von Kaufleuten, die

• Unternehmer mit einem selbstständigen Handelsgewerbe sind
• als Einzelunternehmen geführt werden
• eine OHG führen
• eine KG betreiben
• und alle Kapitalgesellschaften

Eine doppelte Buchführung muss dann vorgelegt werden, wenn man sich ins Handelsregister hat eintragen lassen. Wer nicht im kaufmännischen Bereich tätig ist, kann auf die Gewinn- und Verlustrechnung verzichten, wenn

• der Gewinn aus dem Gewerbe unter 50.000 Euro im Jahr liegt
• der Umsatz im Unternehmensjahr unter 500.000 Euro bleibt

Fakt ist: Wer sich unsicher ist, welcher Abschluss nach einem Unternehmensjahr dem Finanzamt vorgelegt werden muss, kommt um einen Steuerberater nicht herum. Grundsätzlich ist es vor allem am Anfang für jeden Selbstständigen eine absolute Empfehlung, sich an einen Steuerberater zu wenden und sich ausführlich beraten zu lassen. Viele Ausnahmen, Sonder-Regelungen oder auch aktuelle Änderungen kennt nur er und kann entsprechend Informationen geben!

Was ist der Unterschied zwischen einer Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung?

Der Unterschied zwischen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung kurz erklärt: Die Bilanz wird als Zeitpunktrechnung bezeichnet. Das bedeutet, dass Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Stichtag gegenübergestellt werden. Oft wird auch von Kapitalverwendung (Aktiva) und Kapitalherkunft (Passiva) gesprochen. Zu den Aktiva gehören das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen. Zu Passiva werden Eigenkapital und Fremdkapital gezählt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung hingegen ist als eine Zeitraumrechnung anzusehen, in welcher das komplette Wirtschaftsjahr abgebildet wird. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist somit deutlich hilfreicher für die Bestimmung von fördernden Posten bzw. Posten, die nicht zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beigetragen haben. Die Bilanz sagt lediglich den Stand eines bestimmten Datums aus.

Eine Bilanz wird (obwohl sie nicht so aussagekräftig ist wie die Gewinn- und Verlustrechnung) dennoch oft benötigt, wenn man beispielsweise bei der Bank einen Kredit anfragt oder Investoren für sich gewinnen möchte. Die Bilanz macht deutlich, wie liquide das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt ist.

Sollte Ihre Bilanz belegen, dass die Liquidität Ihres Unternehmens weniger gut dasteht und eine Finanzierung als Selbstständiger vermutlich nicht funktioniert, kann Crowdlending eine attraktive Alternative für Sie sein!